Le ministère de la justice, secrétariat général, (13 Place Vendôme, 75001 Paris) est responsable de traitement.

Le traitement est effectué, pour le compte du ministère, par l’EPELFI qui assure notamment la maintenance et l’exploitation de l’application du registre dématérialisé des associations et des associations coopératives des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin de la Moselle.

En cas de difficulté ou pour toute question relative au traitement de vos données et à l’exercice de vos droits, vous pouvez saisir le Délégué à la protection des données du ministère de la Justice à l’adresse suivante : ministère de la Justice, DPD, 13 Place Vendôme, 75042 Paris Cedex 01 ou dpd@justice.gouv.fr

Chaque traitement doit déterminer le but dans lequel des données sont collectées : ce but doit être légitime et les données qui sont collectées ne doivent pas être traitées ultérieurement de façon incompatible avec le but initial.

Le ministère de la Justice procède à un traitement automatisé de données à caractère personnel dans le cadre de l’applicatif AMALIA, ayant pour objet la dématérialisation du registre des associations de droit local.

Il permet en particulier :

• pour les associations d’effectuer leurs démarches en ligne ;
• pour le grand public, de consulter en ligne le registre des associations de droit local et de demander des copies du registres ou des pièces de manière dématérialisée ;
• pour les agents des tribunaux du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, de tenir le registre des associations de manière dématérialisée.

Le traitement poursuit également une finalité statistique.

La base juridique d’un traitement est ce qui autorise légalement sa mise en œuvre, c’est-à-dire, ce qui donne le droit à un organisme de traiter des données à caractère personnel.

Le traitement AMALIA est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le ministère de la justice est soumis, conformément à l’article article 6.1 c) RGPD. En effet, l’article 23 de la loi du 24 août 2021 confortant les principes de la République a imposé la tenue sous forme électronique du registre des associations inscrites dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle et du registre des associations coopératives de droit local ; ainsi que leur accessibilité et la dématérialisation des formalités incombant aux associations.

Les données collectées dans le dispositif concernent plusieurs catégories de personnes :

Vous êtes un membre de la direction de l’association :

• Les éléments permettant de vous identifier afin de permettre la bonne application du cadre juridique applicable aux associations : nom, prénoms, nationalité et fonction dans l’association
• Les éléments permettant éventuellement de vous contacter : coordonnées téléphoniques et électroniques

Vous êtes un signataire des statuts :

• Les éléments permettant de vous identifier afin de permettre la bonne application du cadre juridique applicable aux associations : nom, prénoms, votre signature

Vous êtes un autre membre fondateur de l’association ou un liquidateur :

• Les éléments permettant de vous identifier afin de permettre la bonne application du cadre juridique applicable aux associations : nom et prénoms

Vous êtes un déposant :

• Les éléments permettant de vous identifier : nom, prénoms, domicile, qualité
• Les éléments permettant éventuellement de vous contacter : coordonnées téléphoniques et électroniques
• Les documents nécessaires à la vérification de votre qualité

Vous êtes une personne demandant des extraits du registre ou des copies des éléments indexés au registre :

• Les éléments permettant de vous identifier : nom, prénoms
• Les éléments permettant de vous contacter : adresse physique et adresse courriel

Vous êtes un utilisateur d’AMALIA :  

• Vos données de connexion (identifiant via votre adresse courriel et mot de passe)
• Vos traces fonctionnelles (c’est-à-dire vos actions – de consultation, création, modification ou suppression – effectuées dans l’applicatif)

Des durées différentes de conservation sont prévues en fonction des catégories de données.

En outre, elles sont d’abord conservées dans une base dite « active » puis, à l’issue d’un certain délai, certaines sont basculées dans une autre base dite « d’archive intermédiaire ».

Les différentes étapes et durées applicables :

• les données d’une personne demandant des extraits du registre ou des copies des éléments indexés au registre sont supprimées au bout de deux ans à compter de la transmission des éléments demandés ;
• toutes les autres données et informations relatives aux associations sont conservées en base active pendant toute la durée d’inscription de l’association au registre ;
• à compter de la date de radiation de l’association, toutes les données relatives à cette association sont conservées en base d’archives intermédiaires pendant une durée de deux ans.

Les actions des utilisateurs sont conservées pour une durée de six mois et leurs données de connexion sont conservées pour une durée d’un an.

Accédants : Certaines catégories de personnes ont directement accès aux données à caractère personnel de ce traitement :

• les magistrats et agents du greffe des juridictions des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin, et de la Moselle ainsi que les agents de l’Etablissement public d’exploitation du livre foncier informatisé, pour l’ensemble des données et informations ;
• les autres agents des administrations de l’Etat, des organismes chargés d’une mission de service public, des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et les établissements publics de coopération intercommunale, pour l’ensemble des données et informations ;
• les membres d’une association, pour l’ensemble des données et informations relatives à l’association dont ils sont membres.

Destinataires : toute personne qui en fait la demande auprès de l’Etablissement public d’exploitation du livre foncier informatisé peut se faire communiquer une copie des éléments indexés au registre (documents présents dans le dossier de l’association tels que les statuts) 

Conformément aux articles 15, 16 et 18 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, vous disposez d’un droit d’accès, d’un droit de rectification et d’un droit de limitation de vos données.

Pour exercer ces droits, vous pouvez le faire directement auprès du greffe du tribunal dans le ressort duquel est situé le siège de l’association :

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/) dont l’adresse postale est 3 place de Fontenoy-TSA 80715- 75 042 Paris Cedex 07.